26 nov 2012 Anton Cruysheer

HNW - Werken zonder papier

 We werken privé en zakelijk nog steeds met papieren documenten. Terwijl de alternatieven om de hoek liggen. Maar hoe pak je dat aan? We praten met kersvers Connected-lid Anton Cruysheer – werkzaam bij Enterprise Data Management.

 

Hoe behandel je documenten op je werk?

 

Elke dag word je overladen met mailtjes en bijlagen. Veel ter kennisname, andere zaken ter review of accordering. Sommige collega’s houden net als ik niet van stapels papier en werken graag digitaal.
Maar dan is het zaak om je werkwijze te structureren.
Voor mij is mijn inbox mijn ‘things-to-do-list’. Alle afgehandelde zaken gaan direct in een mapje of ik delete ze. Belangrijke bijlagen bewaar ik in een groepsmap – op thema geordend.
Voor een werkoverleg moet ik nog steeds zaken uitprinten. Hiervoor overweeg ik een iPad (of ander type tablet) te gaan gebruiken.

En privé?

 

De laatste paar jaar ben ik aan het digitaliseren. Ik begon met foto’s, spellen en muziek (geen cd’s meer), gevolgd door films, boeken, stripboeken, pianomuziek en tijdschriften. Sinds enige tijd is ook de inkomende (fysieke) post aan de beurt. Daarvoor gebruik ik een strenge selectiemethode: alles wat ter kennisgeving is en niet iets om te bewaren gaat vrijwel direct de papierbak in. Alles wat ik moet (of wil) bewaren scan ik in en sla ik op, waarna ook het fysieke exemplaar – tot aan de verzekeringspolissen aan toe – in de papierbak verdwijnt.

 

Gebruik je een speciale scanner?

 

Ja, dat is eigenlijk wel noodzakelijk – tenzij je tijd over hebt. Ik gebruik een ‘ScanSnap-S1300i’ van Fujitsu (zie: http://scanners.fcpa.fujitsu.com/scansnapit/NL/), geschikt voor zowel Windows als iMac. Deze scanner scant heel snel tweezijdig, inclusief OCR (Optical Character Reading: tekstherkenning, dus op woorden doorzoekbaar). Je kunt pakketjes tegelijk invoeren, maar voor de zekerheid dat er geen twee of meer pagina’s tegelijk worden gepakt, voer ik deze handmatig een voor een in.

 

Hoe sla je de documenten op?

 

Bij veel scanners kun je een stuk van de tekst (bijvoorbeeld de titel, afzender of datum) markeren waarna de scanner het document met dit kenmerk in de bestandsnaam opslaat. Ik gebruik dit niet, maar geef zelf een titel aan het bestand. Van de ingescande documenten worden automatisch pdf-documenten gemaakt. Deze sla ik nu nog in de computer op: op jaar en op thema (verzekeringen, bank, etc.), maar dat kan ook rechtstreeks naar de cloud.
Op het werk bestaat jammer genoeg nog geen ‘cloud-service’, maar ik zie dat wel binnen 1-3 jaar gebeuren, zodra men de beveiliging hiervoor op niveau heeft gebracht.

 

Tot slot, wat zijn voor jou de voordelen van papierloos werken?

 

Veel collega’s printen alles wat printbaar is – want dat leest nu eenmaal makkelijk. Maar meer en meer zie je dat mensen ervoor kiezen echt papierloos te werken.
In een tijdperk waarin we elke dag worden overladen met informatie geeft structuur en digitaal opgeslagen bestanden een gevoel van vrijheid en overzichtelijkheid. De ‘informatie-overload’ waar we nu mee te maken hebben zorgt aan de ene kant voor problemen (denk aan het fenomeen dat ‘digibeten’ buitengesloten worden) maar aan de andere kant voor geweldige mogelijkheden, innovaties en hierop inspelende ontwikkelingen op allerlei gebied – waaronder onderwijsmethoden. Wat betreft zoeken naar informatie op internet deel ik hierbij graag deze tip:
http://www.ewoudsanders.nl/zoeken.html.

 

Poll

Als mijn huis afbrandt, raak ik mijn belangrijkste foto's kwijt
Als mijn huis afbrandt, raak ik mijn belangrijkste foto's kwijt
Kies a.u.b. een antwoord

Facebook

Twitter

Connected Magazine